Kadrowa a księgowa – czym się różnią? Zakres obowiązków

Wielu przedsiębiorców używa określeń „kadrowa” i „księgowa” zamiennie. W praktyce to dwa odrębne obszary, które wymagają innej wiedzy i odpowiadają za inne obowiązki. Kadrowa zajmuje się pracownikami i ich wynagrodzeniami, księgowy – finansami firmy jako całości. Wyjaśniamy, czym dokładnie zajmuje się specjalista ds. kadr i płac, a czym księgowy lub główna księgowa, gdzie te obszary się przenikają i dlaczego warto powierzyć je jednemu biuru.

Kadrowa a może księgowa – gdzie leży różnica?

Najprościej mówiąc: kadrowa odpowiada za sprawy związane z zatrudnieniem, a księgowa za rejestrowanie zdarzeń gospodarczych i rozliczenia podatkowe firmy.

• Kadrowa (specjalista ds. kadr i płac) – zajmuje się dokumentacją pracowniczą, umowami, ewidencją czasu pracy, naliczaniem płac i rozliczeniami z ZUS za pracowników.
• Księgowy – zajmuje się prowadzeniem księgowości: dekretowaniem i księgowaniem dokumentów, rozliczeniami podatkowymi i sporządzaniem sprawozdań finansowych.

Oba obszary podlegają różnym przepisom. Kadry opierają się przede wszystkim na prawie pracy i przepisach o ubezpieczeniach społecznych, a księgowość na ustawie o rachunkowości i przepisach podatkowych.

Czym zajmuje się kadrowa (specjalistka ds. kadr i płac)?

Specjalista do spraw kadr i płac obsługuje cały cykl zatrudnienia – od przyjęcia pracownika do jego odejścia z firmy. W mniejszych firmach często łączy funkcje kadrowe z elementami HR.

Obsługa kadrowa

Do zadań kadrowych należą przede wszystkim:

• przygotowywanie umów o pracę, aneksów i umów cywilnoprawnych,
• prowadzenie akt osobowych i pozostałej dokumentacji pracowniczej,
• zgłaszanie pracowników do ubezpieczeń w Zakładzie Ubezpieczeń Społecznych,
• prowadzenie i obsługa ewidencji czasu pracy, urlopów i zwolnień lekarskich,
• przygotowywanie skierowań na badania profilaktyczne, monitorowanie terminów badań oraz koordynowanie dokumentacji związanej ze szkoleniami BHP,
• wystawianie świadectw pracy przy rozwiązaniu stosunku pracy.

Kadrowa pilnuje zgodności z przepisami prawa pracy, od limitów nadgodzin po terminy przechowywania dokumentacji. Osoby pracujące w kadrach muszą na bieżąco śledzić zmiany w kodeksie pracy.

Naliczanie wynagrodzeń i rozliczenia z ZUS

Druga część pracy to obszar płacowy. Kadrowa odpowiada za:

• naliczanie wynagrodzeń, premii, nadgodzin i dodatków,
• rozliczanie zasiłków chorobowych i opiekuńczych,
• sporządzanie list płac i pasków wynagrodzeń,
• obliczanie składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne oraz zaliczek na podatek,
• przygotowanie deklaracji rozliczeniowych do ZUS i informacji PIT-11 dla pracowników,
• rozliczanie delegacji i obsługę PPK.

Czym zajmuje się księgowa?

Księgowa zajmuje się prowadzeniem wymaganych ewidencji księgowych i podatkowych, ujmowaniem operacji gospodarczych w odpowiednich rejestrach oraz przygotowywaniem rozliczeń podatkowych i sprawozdań – w zakresie wynikającym z formy prowadzonej księgowości.

Prowadzenie księgowości i pełnej księgowości

W zależności od formy działalności księgowy prowadzi ewidencję przychodów, podatkową księgę przychodów i rozchodów albo pełne księgi rachunkowe. Do jej zadań należy:

• dekretowanie i księgowanie dokumentów, w tym faktur zakupowych i sprzedażowych,
• prowadzenie rejestrów VAT i przesyłanie plików JPK,
• wyliczanie zaliczek na podatek dochodowy,
• prowadzenie ewidencji środków trwałych,
• przygotowanie zeznań rocznych,
• sporządzanie sprawozdań finansowych

Zakres księgowości zależy od formy prawnej. Spółki prawa handlowego, w tym spółki z o.o., mają obowiązek prowadzenia pełnej księgowości, co oznacza znacznie szersze obowiązki niż w jednoosobowej działalności.

Główna księgowa w spółce z o.o.

W większych firmach funkcję koordynującą pełni główna księgowa. Odpowiada za cały dział finansowy, nadzoruje prowadzenie pełnej księgowości, przygotowuje sprawozdanie finansowe i współpracuje z zarządem przy planowaniu finansów.

Gdzie kadry i księgowość się spotykają?

Choć to dwie odrębne dziedziny, ich praca jest ze sobą ściśle powiązana. Wynagrodzenia naliczone przez kadrową trafiają do księgowości jako koszt firmy. Lista płac jest dla księgowego dokumentem, który trzeba zaksięgować, a składki ZUS i zaliczki na podatek uwzględnić w rozliczeniach.

Dlatego ważna jest wymiana informacji. Jeśli kadry i księgowość prowadzą dwa różne podmioty, każda zmiana – nowy pracownik, korekta wynagrodzenia, zwolnienie lekarskie – wymaga dodatkowej komunikacji. Tutaj najłatwiej o błędy i opóźnienia.

Kadrowa a księgowa

Obszar	Kadrowa (specjalistka ds. kadr i płac)	Księgowa
Główny zakres	pracownicy i wynagrodzenia	finanse i rozliczenia firmy
Podstawa prawna	prawo pracy, przepisy ZUS	ustawa o rachunkowości, prawo podatkowe
Kluczowe dokumenty	umowy, akta osobowe, listy płac	faktury, księgi, deklaracje VAT i PIT/CIT
Rozliczenia	składki ZUS i PIT za pracowników	podatki firmy, VAT, sprawozdania
Kontakt	pracownicy, ZUS	kontrahenci, urząd skarbowy

Księgowość i kadry w jednym biurze

Najwygodniejszym rozwiązaniem dla zdecydowanej większości firm jest powierzenie obu obszarów jednemu biuru rachunkowemu. Pełna obsługa oznacza, że:

• dane o wynagrodzeniach trafiają do księgowości bez dodatkowego przekazywania dokumentów,
• masz jeden punkt kontaktu w sprawach księgowych i kadrowo-płacowych,
• zespół zna całą firmę od struktury zatrudnienia po sytuację finansową,
• zastępstwo i ciągłość obsługi są zapewnione w obu obszarach,
• biuro rachunkowe ponosi odpowiedzialność za swoje błędy i jest ubezpieczone.

Dla przedsiębiorcy to mniej formalności, mniej ryzyka i więcej czasu na prowadzenie działalności.

Kadry, płace i księgowość w AG Wowra

Biuro AG Wowra łączy księgowość i kadry w jednym miejscu. Prowadzimy KPiR i pełną księgowość, naliczamy wynagrodzenia, prowadzimy akta osobowe i rozliczamy ZUS, a w sprawach wymagających wiedzy w zakresie prawa zapewniamy również wsparcie prawne. Obsługujemy zarówno jednoosobowe działalności, jak i spółki z o.o.

Szukasz kompleksowej obsługi kadr, płac i księgowości? Skontaktuj się z nami.