Biuro rachunkowe czy księgowa na etacie? Porównanie kosztów, wad i zalet

Każdy przedsiębiorca prędzej czy później staje przed pytaniem: komu powierzyć księgowość?
Do wyboru są trzy drogi:

1. samodzielne prowadzenie księgowości,
2. zatrudnienie księgowej na etacie,
3. albo współpraca z biurem rachunkowym.

Każde rozwiązanie ma swoje wady i zalety, a właściwy wybór zależy przede wszystkim od wielkości firmy, formy prawnej i liczby dokumentów. Poniżej porównujemy koszty, odpowiedzialność i wygodę każdej
z opcji.

Samodzielne prowadzenie księgowości. Kiedy ma sens?

Właściciel jednoosobowej działalności gospodarczej może prowadzić księgowość samodzielnie, przepisy tego nie zabraniają. Przy ryczałcie i kilku fakturach miesięcznie, z pomocą programu do księgowości, jest to technicznie wykonalne.

W praktyce samodzielne prowadzenie księgowości wymaga jednak stałego śledzenia zmian prawa podatkowego, pilnowania terminów składek ZUS i składania deklaracji podatkowych. Każdy błąd to konieczność korekty, a w skrajnych przypadkach na przedsiębiorcę może zostać nałożona kara grzywny. Czas przeznaczony na ewidencję to również czas, który można by poświęcić na rozwijanie działalności. Dlatego większość przedsiębiorców, nawet w JDG, wybiera wsparcie specjalisty.

Księgowa na etacie: zalety i wady

Zatrudnienie księgowej na etacie to rozwiązanie typowe dla większych firm, które generują dużą liczbę dokumentów księgowych i potrzebują kogoś „na miejscu”.

Zalety księgowej na etacie

• Lepsza znajomość specyfiki firmy.  Pracownik na co dzień widzi procesy, zna kontrahentów i szybko reaguje na bieżące sprawy, bo jest pracownikiem firmy. 
• Stała dostępność. Można podejść do biurka i od razu wyjaśnić wątpliwość dotyczącą faktury.
• Pełna kontrola. Wszystko „pod ręką”.

Wady księgowej na etacie

• Wysokie koszty – poza wynagrodzeniem pracownika pracodawca ponosi składki ZUS, koszty stanowiska, sprzętu, licencji programu do księgowości i szkoleń.
• Brak ciągłości – urlop, zwolnienie lekarskie czy odejście z pracy oznaczają przerwę w obsłudze. Często w najmniej odpowiednim momencie.
• Ograniczona wiedza jednej osoby – nawet najbardziej doświadczony księgowy nie jest ekspertem we wszystkim.
• Ograniczona odpowiedzialność finansowa – o tym więcej w dalszej części tekstu.

Biuro rachunkowe: zalety i wady

Outsourcing usług księgowych to dziś najpopularniejszy model wśród małych i średnich firm. Biuro rachunkowe zatrudnia zespół specjalistów, którzy obsługują wielu klientów z różnych branż.

Zalety biura rachunkowego

• Niższe koszty – płacisz za usługę, a nie za etat. 
• Ciągłość obsługi księgowej – nieobecność jednej osoby nie zatrzymuje rozliczeń.
• Zespół ekspertów – w jednym miejscu masz specjalistów od księgowości, kadr i płac, a często także dostęp do doradcy podatkowego czy prawnika.
• Obowiązkowe ubezpieczenie OC – biuro ponosi odpowiedzialność za swoje błędy i jest na tę okoliczność ubezpieczone.
• Bieżąca wiedza – śledzenie zmian przepisów podatkowych to codzienna praca biura.

Wady biura rachunkowego

• Ograniczona dostępność – księgowy nie siedzi w Twoim biurze, więc niektóre sprawy trzeba wyjaśniać mailowo lub telefonicznie.
• Terminy przekazywania dokumentów – biuro wymaga dostarczenia dowodów księgowych w ustalonym terminie, co wymaga pewnej dyscypliny po stronie przedsiębiorcy.
• Jakość zależy od wyboru – rzetelne biuro to ogromne wsparcie. Przypadkowe może tylko przysporzyć problemów.

Porównanie kosztów: księgowa na etacie a biuro rachunkowe

Porównanie kosztów to dla wielu przedsiębiorców argument rozstrzygający. Przy zatrudnieniu na etacie kosztem przedsiębiorcy jest nie tylko wynagrodzenie brutto, ale również finansowane przez pracodawcę składki ZUS. Do tego dochodzą:

• wyposażenie stanowiska i sprzęt komputerowy,
• licencja programu do księgowości i jego aktualizacje,
• szkolenia z bieżących zmian w przepisach,
• koszt urlopów i zwolnień lekarskich, gdy firma płaci, a księgi stoją.

W efekcie miesięczny koszt księgowej na etacie wynosi zwykle kilka, a nawet kilkanaście tysięcy złotych. Tymczasem obsługa małej firmy przez biuro rachunkowe kosztuje najczęściej ułamek tej kwoty, a cena zależy od formy prawnej, liczby dokumentów i liczby pracowników.

Dla JDG i większości małych i średnich spółek biuro rachunkowe jest wyraźnie korzystniejsze kosztowo. Własna księgowa zaczyna się opłacać dopiero w dużych firmach, gdzie skala dokumentów wypełnia pełen etat.

A kto odpowiada za błędy? Odpowiedzialność księgowego

To kwestia, którą przedsiębiorcy często pomijają, a która ma ogromne znaczenie.

Biuro rachunkowe

Zgodnie z ustawą o rachunkowości usługowe prowadzenie ksiąg rachunkowych może wykonywać osoba posiadająca pełną zdolność do czynności prawnych i niekarana za określone przestępstwa. Biuro ma obowiązek posiadania ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej. Jeśli przez błąd biura firma poniesie szkodę, np. zapłaci odsetki, przedsiębiorca ma prawo dochodzić odszkodowania, a OC biura daje realną gwarancję jego wypłaty.

Księgowa na etacie

Pracownik odpowiada wobec pracodawcy na zasadach Kodeksu pracy. Przy szkodzie wyrządzonej nieumyślnie odpowiedzialność odpowiedzialność pracownika jest ograniczona do trzykrotności miesięcznego wynagrodzenia

obowiązującego w dniu szkody.. Jeśli błąd kosztował firmę więcej, różnicę pokrywa przedsiębiorca.

A kto odpowiada wobec urzędu?

Warto pamiętać, że niezależnie od wybranej formy wobec urzędu skarbowego odpowiada podatnik, a za rachunkowość w spółce, kierownik jednostki, np. zarząd spółki z o.o. Powierzenie księgowości specjaliście nie zdejmuje tej odpowiedzialności.

Co wybrać? Biuro rachunkowe dla JDG, spółki i dużej firmy

JDG i małe firmy

Jednoosobowe działalności gospodarcze, w tym osoby pracujące na B2B, najczęściej rozliczają się ryczałtem lub prowadzą księgę przychodów i rozchodów. Liczba dokumentów jest niewielka, więc zatrudnianie księgowej na etacie nie ma uzasadnienia ekonomicznego. Biuro księgowe to zdecydowanie najlepszy wybór w tej sytuacji.

Spółki z o.o.

Spółka z o.o. ma obowiązek prowadzenia pełnej księgowości, sporządzania sprawozdań finansowych i ich terminowego składania. To większy zakres pracy i większe ryzyko błędów. Biuro rachunkowe z doświadczeniem w prowadzeniu ksiąg rachunkowych spółek zapewnia bezpieczeństwo przy rozsądnych kosztach.

Duże firmy

Duże firmy często łączą oba modele: wewnętrzny dział finansowy zajmuje się bieżącymi sprawami, a zewnętrzne biuro przejmuje wybrane obszary.

Nie chcesz ryzykować? Postaw na kancelarię rachunkową AG Wowra

W AG Wowra od lat obsługujemy spółki.  Od ryczałtu i KPiR, przez pełną księgowość, po kadry i płace oraz wsparcie prawne. Zapewniamy ciągłość obsługi, stały kontakt z opiekunem i bezpieczeństwo, które daje ubezpieczone biuro.

Zastanawiasz się, czy biuro rachunkowe to dobry wybór dla Twojej firmy? Skontaktuj się z nami. Przygotujemy wycenę.